Retorno e revisão de pacientes: como clínicas de Trindade fazem o paciente voltar

Perto da capital, longe da atenção

Trindade faz parte da Região Metropolitana de Goiânia e é conhecida nacionalmente pela Romaria do Divino Pai Eterno, que reuniu cerca de 3,2 milhões de pessoas na edição de 2019. No dia a dia, porém, a clínica odontológica da cidade atende sobretudo moradores, muitos dos quais trabalham ou estudam na capital.

Esse vaivém cria um risco: o paciente trata em Trindade, mas a próxima limpeza, a manutenção do aparelho ou a revisão do implante acontecem onde for mais cômodo no dia. Sem um chamado de volta, a clínica perde o paciente que já conquistou.

Um funil de retorno, não uma lista esquecida

O retorno não precisa depender da memória da recepção. No Arkada Smart, a clínica ajusta os funis à própria rotina e pode criar uma etapa para os pacientes que devem voltar. As automações do tipo «quando, se, então» criam tarefas e mensagens quando um negócio fica parado numa etapa, como faz o roteiro pronto de lead frio.

Assim, cada retorno tem um responsável e um prazo, e a gerência vê quantos pacientes estão na fila de revisão.

• Etapa própria para quem deve voltar
• Tarefa com responsável e prazo
• Mensagem pelo WhatsApp com histórico

Pequenos contatos que fidelizam

Os roteiros prontos incluem pós-avaliação, aniversário e o pedido de avaliação no Google depois do atendimento. São contatos simples que lembram o paciente de que a clínica existe. Quem pediu para não receber mensagens fica de fora de todos os canais, inclusive das automações.

A avaliação no Google tem um efeito extra em Trindade: quem procura dentista na cidade vê as notas das clínicas locais antes de decidir atravessar para a capital.

Medir a volta do paciente

O painel mostra os funis de leads e de negócios, o valor ganho e a conversão, por dono e por unidade. Com o retorno tratado como etapa, a clínica passa a medir quantos pacientes voltaram no trimestre, e não só quantos pacientes novos chegaram.

Um calendário de retorno por tratamento

Cada tratamento tem o seu ritmo de retorno. A profilaxia costuma ser periódica, o aparelho ortodôntico tem manutenção frequente, e o implante pede acompanhamento depois da instalação da prótese. O intervalo é definido pelo dentista, caso a caso; o que a clínica precisa é que esse intervalo vire uma tarefa com data, e não uma anotação na ficha.

Com o funil de retorno, a recepção começa o dia sabendo quem deve ser chamado. A mensagem sai pelo WhatsApp com histórico, e quem respondeu vai para a agenda. Quem não respondeu ganha uma nova tarefa, em vez de sumir da lista.

Indicação: o paciente que volta traz outro

Em cidades como Trindade, a indicação de parentes, vizinhos e colegas é uma das origens mais importantes de pacientes. O paciente bem atendido e chamado de volta no prazo é também o que mais indica.

No Arkada Smart, a indicação é lançada pela recepção como origem do lead. Com isso, o painel mostra quantos pacientes vieram por indicação e quantos fecharam tratamento, e a clínica passa a enxergar o valor de cuidar bem de quem já é paciente.

• Indicação registrada como origem
• Conversão das indicações no painel
• Retorno no prazo como estratégia de captação

Como o Arkada Smart atende clínicas em Goiás

O atendimento é 100% online. Não temos escritório nem representante em Goiás, e não prometemos visita presencial: a demonstração é por videochamada, a implantação é remota e o suporte é em português, em horário comercial de Brasília, que é o mesmo fuso de todo o estado de Goiás (UTC−3).

O sistema roda no navegador, sem instalação na clínica. A agenda segue o fuso de cada unidade, e os leads, as mensagens e os documentos ficam no mesmo cadastro.

• Demonstração por videochamada, com a rotina da sua clínica
• Implantação remota com o assistente de primeiros passos e importação por planilha CSV
• Suporte em português, no horário de Brasília
• Sem instalação: funciona no navegador, no computador e no celular

Perguntas frequentes