Clínica odontológica com várias unidades: a gestão a partir de Valparaíso de Goiás

Uma região de cidades coladas

Valparaíso nasceu em 1979 como núcleo habitacional ligado à construção de Brasília e hoje forma, com cidades como Novo Gama, Cidade Ocidental e Luziânia, um cordão urbano ao sul do Distrito Federal. O paciente circula entre elas e procura a unidade mais perto de casa ou do ponto de ônibus.

Com 137 dentistas por 100 mil habitantes (a média de Goiás é 247), há espaço para crescer, e muitas clínicas crescem abrindo a segunda ou a terceira unidade na região, em vez de ampliar a primeira.

O que dá errado quando cada unidade tem o seu controle

Com duas ou três unidades, os problemas se repetem:

• O lead do anúncio vai para a unidade errada, ou para nenhuma
• A recepção de uma unidade não vê a agenda da outra
• Cada unidade tem a sua planilha de orçamentos, com valores diferentes
• O dono só sabe qual unidade vende mais no fim do mês, se souber

Uma clínica, várias unidades, um sistema

No Arkada Smart, as unidades são cadastradas na implantação. A distribuição automática entrega cada lead ao vendedor certo, em rodízio, por unidade, por área ou por origem. A agenda mostra cada profissional com o horário de funcionamento e os feriados da unidade, e as horas seguem o fuso de cada uma.

O painel mostra os funis de leads e de negócios por dono e por unidade, e as cobranças podem ser filtradas por estado, meio de pagamento, unidade e período. O paciente é um só cadastro, mesmo que se trate em duas unidades.

Cada equipe vê o que é dela

O vendedor vê só os próprios leads e negócios; a gerência vê todos e filtra por dono. As permissões são por perfil, e a regra é aplicada no banco de dados, não escondendo botões na tela. Descontos acima do combinado passam pela aprovação de quem pode aprovar, em qualquer unidade.

Antes de abrir a próxima unidade

Os dados da unidade atual dizem se a próxima faz sentido. De onde vêm os pacientes? Se muitos leads chegam de uma cidade vizinha e fecham pouco por causa da distância, ali pode estar a próxima unidade. Se a agenda atual tem horários ociosos, talvez o problema seja captação, não espaço.

No Arkada Smart, a origem, a campanha e a unidade ficam registradas em cada lead e negócio. Com alguns meses de dados, a comparação entre unidades mostra qual tem a melhor conversão e qual precisa de ajuste antes de a clínica investir em mais um endereço.

Um padrão de atendimento para todas as unidades

Com várias unidades, o risco é cada uma atender de um jeito. O Arkada Smart ajuda a padronizar: os mesmos funis, os mesmos motivos de perda, os mesmos roteiros de confirmação e de follow-up e o mesmo modelo de orçamento com o papel timbrado da clínica.

A padronização não impede diferenças locais: cada unidade tem a sua agenda, o seu horário e a sua equipe. Mas o paciente recebe a mesma experiência em qualquer endereço, e a gerência compara unidades com a mesma régua.

• Funis e roteiros iguais
• Agenda e horário por unidade
• Comparação com a mesma régua

Como o Arkada Smart atende clínicas em Goiás

O atendimento é 100% online. Não temos escritório nem representante em Goiás, e não prometemos visita presencial: a demonstração é por videochamada, a implantação é remota e o suporte é em português, em horário comercial de Brasília, que é o mesmo fuso de todo o estado de Goiás (UTC−3).

O sistema roda no navegador, sem instalação na clínica. A agenda segue o fuso de cada unidade, e os leads, as mensagens e os documentos ficam no mesmo cadastro.

• Demonstração por videochamada, com a rotina da sua clínica
• Implantação remota com o assistente de primeiros passos e importação por planilha CSV
• Suporte em português, no horário de Brasília
• Sem instalação: funciona no navegador, no computador e no celular

Perguntas frequentes